Arkiv

Arkiv för ‘Fakturering’ Kategori

Projektredovisningens tre byggstenar

14 december 2014 Inga kommentarer

x

De tre byggstenarna för projektredovisning i ADJob är: ”hur tänkte du?”, ”vad borde du fakturera?” och ”vad kunde du fakturera?”. Det vill säga flödet från offert via projekt till kundfaktura. Svårare än så är inte projektredovisningen i ADJob.

1. Offert, avtal, budget eller kostnadsberäkning
Kärt barn har många namn. Till slut hamnar det som en tillgänglig budget som kunden accepterat. Det underlättar uppföljningen om man i offerten berättar hur man kommit fram till denna budget. D v s att du gör en ”kalkyl” kopplad till offerten. En del upplever det som ovant att göra detta eftersom ”det ska kosta” X antal kronor eller att det tar för lång tid att berätta hur man tänkte. Beståndsdelarna i offert-kalkylen är samma som för projektet. Tid, inköp och eventuell justering upp eller ner. Är det ett löpande projekt kan du göra en enkel budget som ger en fingervisning vad projektet är värt.

2. Projekt, jobb eller uppdrag
För att kunna jämföra budget med verklighet, krävs motsvarande tidrapportering och registrering av inköpta tjänster. Och det är LIKA viktigt att tidrapportera oavsett om projektet grundar sig på en offert eller om det är löpande timdebitering. Genom att successivt följa hur mycket det är kvar av budgeten håller du bättre koll på projektet och kan styra upp det i god tid.

3. Kundfaktura
Nästan aldrig kan man fakturera exakt den tid som är nedlagd och de inköp som är registrerade. Antingen lägger man till (offerten var högre eller det är värt mer för kunden) eller prutar. Det viktiga är att dokumentera denna ”avvikelse”. Den ligger sedan till grund för bedömning av hur projektet gick, vilka kunder, projektledare eller projekttyper som är lönsamma. Självklart kan du snabba upp faktureringen genom att läsa in offerten vid slutfakturan. Ger även trygghet för kunden att se att ni håller vad ni lovar.

Gör allt i ADJob så slipper du handpåläggning och dubbeljobb
Genom att lyfta fram avvikelserna skapar du en förutsättning för att följa upp och lära dig. Både av lyckade projekt och eventuella misstag. Har du hela flödet från offert till faktura i ADJob blir det mindre dubbeljobb och du kan följa upp smidigare.

Testa själv i en månad och boka en telefonguidning
Beställ kostnadsfri demoversion här. Det går snabbare att utvärdera om du bokar en tid för telefonguidning. Tillsammans går vi igenom från offert till faktura och ni får svar på era frågor.

Fyra sätt att bokföra projekten

6 juni 2013 Inga kommentarer

integrerat

 

Alternativ 1. Bokföringen helt separat. Export och import sker vanligtvis via det analoga formatet ”ica.kasse”. Ingen koppling alls mellan projekten och bokföringen. Ofta också det dyraste alternativet eftersom man gör samma sak flera gånger.

Alternativ 2. Projekt som en dimension i bokföringen. Vilket innebär att du måste ha vissa kunskaper i bokföring för att kunna hantera projekt. Är därför svårare att få alla medarbetare att använda. Är det många projekt på gång blir detta alternativ lätt otympligt.

Alternativ 3. Bokföring som ett ”bihang” till projektredovisningen. Mer eller mindre automatiserad Export och import av informationen. Ingen eller liten möjlighet att spåra ”baklänges” från bokföringen till projekten. Normalt två separata system som inte har någon direkt koppling med varandra.

Alternativ 4. Projektredovisning med ÄKTA integrering av bokföringen. Merparten bokförs automatiskt och det är lätt att spåra vad som hänt på projekten direkt från bokföringen. Smidigt och enkelt.

ADJob Total har äkta integrering av bokföringen vilket tar bort dubbelarbetet och ger lägre bokföringskostnader.

10 skäl att skriva offerterna direkt i ADJob

14 november 2012 Inga kommentarer

Princip
Flödet från Offerten via Jobbet till Kundfakturan är den röda tråden i ADJob och med lite träning så gör du offerterna snabbare i ADJob än utanför. Att göra offerterna separat i Word, Excel och liknande applikationer ger visserligen en stor frihet. Men skapar nästan alltid dubbelarbete och ger nästan aldrig överblick. Fördelarna är många med att göra offerterna direkt i ADJob:

1. Alla hittar offerterna – Inte bara du
Ofta skriver du offerterna på olika sätt. Ibland direkt i mejlen, ibland t ex i Word och någon gång
muntligt. Finns alla offerter samlade i ADJob, kan alla hitta offerterna. Allt finns på ett ställe.

2. Mallar där kalkylen är integrerad med texten
Gör du offerten i Word eller InDesign är ofta kalkylen gjord separat i t ex Excel. I ADJob är text och
kalkyl integrerad i offerten och finns på ett ställe oavsett om du duplicerar eller utgår från en mall.

3. Lättare att bevaka och göra avslut
Du har bättre översikt på när dina offerter förfaller och kan följa upp i god tid. Med andra ord får du
ett bättre säljstöd.

Princip
4. Du vet var du står just nu och styr projektet bättre
När kunden accepterar offerten, kan du följa hur du gjorde kalkylen och successivt jämföra med
tidrapportering och inkomna inköp. Du kan därför påverka resultatet i god tid.

Smidigare att fakturera
5. Det är mycket enklare att fakturera
I och med att du kan läsa in offerten när du slutfakturerar, är fakturan i princip klar. Du kan enkelt
skriva dit vad som tillkommer och vad som avgår. Och kunden känner sig tryggare när fakturan ser
ut som offerten.

Princip
6. Det blir lättare att utvärdera
När du utvärderar projektet och jämför upparbetat (tider och inköp) med fakturerat, ser du hur du borde räknat. Nästa offert kan då bli ännu mer träffsäker.

Ny VD-Rapport
7. Ni får en samlad prognos för framtida försäljning
Offertstocken är alla offerter med status ”Bevakning”. De ger en fingervisning om trolig försäljning
om någon eller några månader. Den samlade bilden ser du bl a på rapporen VD-Rapport Pågående.

8. Ni ser hur mycket total säker fakturering ni har
När offerten har status ”accepterad” flyttar värdet av offerten från ”Offertstock” till ”Orderstock”.
Detta värde är säker fakturering, eftersom det redan är godkänt av kunden. Se VD-Rapport Pågående.

9. Du ser när det är läge att jobba eller att sälja
Orderstocken är vad kunderna sagt OK till. Det samlade värdet av tidrapporter och inköp är hur mycket av detta som är upparbetat. Skillnaden mellan orderstock och upparbetat ger dig en fingervisning om hur stort behovet är av att antingen fokusera på jobba eller på att sälja. Se VD-Rapport Pågående.

10. Du får hjälp att komma igång med Offerterna i ADJob!
Vi utvecklar ständigt och lägger till nya möjligheter att göra just dina Offerter snygga och rationella. Ge oss dina förutsättningar, hjälper vi dig med layout, utformning och ger dig tips. Det ingår i supporten när du har aktuell version.

Du kan läsa mer och se nya exempel på Offerter i den omarbetade handboken Offerter i ADJob.

Som komplement till offerterna kan du använda det inbyggda säljstödet vid t ex nykundsbearbetning. Hör av dig, så berättar vi mera!

Rätt faktureringsadress – Kostnadsställen

31 maj 2011 Inga kommentarer

Större företag kräver ibland att fakturan ska märkas med kostnadsställe. Ofta är detta kostnadsställe knuten till den person som är beställaren. I ADJob 4.3 revision 1.1 finns nu möjlighet att ange kontaktpersonens (beställarens) kostnadsställe. Denna dyker då automatiskt upp på fakturor som har denna person som ”Er referens”.

1. Ange kostnadsställe som är knuten till kontaktpersonen hos kunden. Detta är en engångsinställning.

2. Skriv ut fakturan. Observera att du behöver aktivera och ställa in placeringen av ”Ert Kostnadsställe”. Kontakta ADJob Nordic AB för support.

Faktureringsplan med automatik (4.3)

27 januari 2011 Inga kommentarer

Ibland vet man i förväg när och hur mycket som ska faktureras. Exempelvis vid avtal och vid vissa offerter. Du kan då skapa en Faktureringsplan som påminner dig.

Steg 1 – Skapa Faktureringsplanen. Ange totalbelopp och antal fakturor. Du kan där ändra datum, fakturatext och delsummor som du vill.

Steg 2 – Assistenten påminner dig när det är dags. Dubbelklicka på raden och du skapar fakturorna. Du kan ångra innan du skapar fakturorna definitivt.

På jobbkortet ser du vilka fakturor du skickat och vilka fakturor som väntar på att skapas.